GTD

Evernoteと手帳リフィルを使って自分の価値観を整理する

こんにちは、Zabilioです。

先日、「Evernoteでのバレットジャーナルの作り方例」で自分が実施しているEvernote上でのバレットジャーナルの作り方を紹介しました。

紙のバレットジャーナルでは紙の長所が、Evernote上ではデジタルの長所があってどちらが自分にあっているのか難しいところではあるのですが、スピードという点においてはデジタルのツールでバレットジャーナルの拡張性が得られるという利点が自分的に利点に感じていました。

この記事では内容に触れていなかったのですが、Evernote上にはもう1系統、価値観やビジョン関する内容を整理するノートも作っていました。

現状、職場ではEvernoteを使えなくなってしまっている(こちらの記事参照)ため、この記事では使っていた当時の内容についてご紹介しようと思います。

価値観、ビジョンをなぜEvernoteに入れるか

ここでいう価値観、ビジョンとは

もともとEvernoteは「手帳で使っていたタスクリストをデジタルで使いたい」という考えを出発点として使い始めました。

その時はバレットジャーナルの使い方を本やネットなどで読み、真似しながら手帳を使っていたのですが、同時に他の手帳の使い方なども調べていました。

そのときに気になっていたのが、「逆算手帳」で採用されている自分の目標を洗い出してから直近のやるべきことまで落とし込む仕組みや、「フランクリン・プランナー」で採用されている価値観やミッションステートメントを書き出し、そこから自分にとって重要なタスクを整理する仕組みです。

ざっくり書くと、どちらも「自分のゴール」を役割ごとに洗い出し、ゴールに至るために必要な中間目標やその日のタスクを手帳で管理するという使い方で、そのゴールを決める起点になるのが「価値観(自分の中で重視する考え方、ルール)」や「ビジョン(中期目標)」であるという内容だと理解しています(詳しい人からは違うと怒られるかもしれませんが笑)。

特にフランクリン・プランナーでは、このような予め洗い出した自分の価値観に基づいて直近の予定を決定していく使い方ができる手帳を「第4世代手帳」と呼び、シンプルにタスク管理やスケジュール管理だけをするための手帳と差別化しているようです。

また、フランクリン・プランナーのお題目は「7つの習慣を実践する」こととされており、この「7つの習慣」の中で自分の価値観を明確にして行動の指針にすることの重要性が説かれています。

フランクリン・プランナー マスター・フォーム・パック 63731 クラシックサイズ

完訳7つの習慣 人格主義の回復 [ スティーヴン・R.コヴィー ]
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価値観・ビジョンを手帳に入れる利点

両者とも、もともとスケジュール管理に使われることが主であった手帳の中に多くのページを割いて価値観の洗い出しフォームを設けています。それだけに、この項目が重要なのであろうということが伝わってきます。

私なんかは軸がよくブレる上に忘れっぽいため、日常生活においては日々のタスクに追われて自分の軸を忘れてしまうようなことがあったりします。

私は昨年あたりから価値観の明文化をし始めたところなのでまだ経験が浅いですが、予め洗い出した自分の価値観や役割を忘れてしまわないように明文化した価値観がいつも持ち歩く手帳の中に挟まっているという状況は、以下のメリットが有りそうだと考えています。

  • 日々の生活の中で目に触れる位置にメモされていることで、ふとした時に自分の軸を思い出せる
  • 事前に明文化した価値観に違和感を感じた際、そのタイミングで修正の案などを書き込める

価値観・ビジョンをEvernoteに入れる理由

まずは逆算手帳やフランクリン・プランナーを購入し、フォームに手書きで記入しながら価値観の洗い出しをしようとしました。

ところが、媒体が紙であるがゆえに、失敗しないようシャーペンで下書きをした上で清書してみたり、清書したあとに書き直したくなったときに腰が重かったりと、紙ゆえのデメリットが発生してだんだん億劫になっていました笑

ざっくり紙に書こうとして発生すると感じたデメリットは以下の通りです。

  • 紙なので失敗するたびに紙が汚れていく
  • 紙なので下書き → 清書とすると、記入に倍の時間を要する
  • 紙なのでそもそも書く行為そのものに時間がかかる

ちょうどこの頃はバレットジャーナルをEvernoteに移して試行し始めていた頃です。

その後、Evernoteにバレットジャーナルを完全移行できそうだと思ったので、更新が面倒に感じていた価値観などの内容をEvernoteに移行して、書き込みや更新が容易にできる状態にしようと思いました。

上で挙げた項目の繰り返しに近くなりますが、Evernoteに移行して感じたメリットは以下のとおりです。

  • 失敗しても訂正が自由なので、好き放題に悩める
  • PCやタブレットならキーボードで入力できるので、記入が手早い
  • ネットがあればアクセスできるので、手帳よりも更に携行性が良い

価値観に取り組み始めたころは(今でもですが)とにかく「書いてみては違和感を感じて書き直す」という作業を繰り返すため、このメリットは大きく感じました。

手帳に綴じて「形にできる」というアナログのメリットにこだわりがなければ、デジタルツール上で価値観の整理を行うこといはメリットが大きいと感じています。

整理にあたってはGTDの高度別の階層構造を参照

Evernote上で価値観に関することを書き始めてから次に考えたのは、価値観やビジョンなんかをまとめたノートをどのように扱うかです。

Evernoteでのバレットジャーナルの作り方例」で記載したとおり、基本的にはバレットジャーナルの書き方に則って改装を作っているのですが、単にコレクションページとして作ると不便そうだと感じたため、GTDの階層構造を参考にしました。

GTDでは内容に応じ、以下の通り高度分けを行って扱い方を変えると良いとされています。

  • 高度 5000 m: 目的・価値観
  • 高度 4000 m: 構想・ビジョン
  • 高度 3000 m: 目標とゴール
  • 高度 2000 m: 注意を向けるべき分野
  • 高度 1000 m: プロジェクト
  • 高度 0 m: 取り組み・行動

自分の中でバレットジャーナルでの整理は基本的に0 mをデイリーページやウィークリーページなどで整理し、プロジェクトなどになってくるとコレクションシートで整理するという印象で使用していました。

そのため、階層の中に別途「高度2000m以上」というスタックを作り、5000 m ~ 2000 mのノートブックを格納することとしました。

フォームは「第4世代手帳」から自分にしっくり来るものを参照する

スタックとノートブックで階層分けした中に、ノートを作成していきます。

私の場合は購入していたフランクリン・プランナーのフォームと逆算手帳のフォームをそのまま真似することとしました。

自分が価値観などを整理していく上でやりやすいようにすれば良いと思うのですが、価値観を明らかにする道筋などはなかなか自分だけでやりきるのも難しく、販売されているツールのやり方を真似て作った上で、少しずつ自分好みに変えていくのが良いのではなかろうかと思っています。

最後に自分が作った階層構造の例を挙げてておこうと思います。

自分が作った階層構造の例

自分は各高度にそれぞれ以下のようにノートを分類しました。

5000 m: 目的・価値観

  • 価値観の明確化シート (フランクリン・プランナー)
  • 価値観の整理シート (フランクリン・プランナー)
  • 役割の明確化シート (フランクリン・プランナー)
  • ミッション・ステートメントを書くための質問 (フランクリン・プランナー)
  • ミッション・ステートメント (フランクリン・プランナー)
  • ライフビジョン (逆算手帳)

「価値観を明確にする」ことを明確に掲げているのはフランクリン・プランナーの方であったため、基本的に5000 mはフランクリン・プランナーのマスターフォームパックに収録されている演習リフィルの内容を打ち込みました。

逆算手帳は価値観に該当するページが1つあり、それが「ライフビジョン」のシートでした。

内容の詳細に触れると著作権とか色々問題ありそうなのでぜひリフィルを参照してほしいのですが、各シートの概要は以下のとおりです。ここで、「ミッション・ステートメント」とは、自分の価値観に基づいてを明文化した、自分自身の中の憲法のようなものを指します。

シート 概要
価値観の明確化シート 現在の職を選んだ理由や思い出深い出来事を俯瞰し、共通項を探すシートです。
価値観の整理シート 明確化シートから自分の思う価値観を抽出し、その説明文を書くシートです。
役割の明確化シート 自分の生活の中で担っている役割を確認し、各役割における
ミッション・ステートメントを書くための質問 ミッションステートメントを書く上で参考になる質問が記載されていて、それに答えることを通じてミッションステートメントに記載する内容を考えるためのシート
ミッション・ステートメント 上のシートを作成する中で考えた、自分自身のミッション・ステートメントを記載するためのシート
ライフビジョン ウィッシュリスト(高度3000m)でリストアップした内容から共通項を考え、8つのセクションごとに「こうありたい」という内容を設定するためのシート

最初に表を作ったりする必要があるため、シートをデータ化するのは時間がかかりますが、一度データ化してしまえば内容をバージョンアップしたりする際にはノートをコピーして加筆するだけで良いため、トータルでは扱いやすいと思います。

4000 m: 構想・ビジョン

  • ライフ逆算シート (逆算手帳)
  • 10年逆算シート (逆算手帳)
  • 1年逆算シート (逆算手帳)

高度4000 mでは逆算手帳の項目を記入しました。

ビジョンというと中長期の目標を設定するような話で、10年先、5年先などの長期的な目標を設定し、それまでに何をしていかなくてはいけないかを確認するという内容です。

逆算手帳というだけあって、目標から逆算してビジョンを描くということを重視しているためかもしれません。

シート 概要
ライフ逆算シート 人生でやり遂げたいことを考え、それを達成するために10年後の目標、1年後の目標を設定するためのシート
10年逆算シート ライフ逆算シートで設定した10年後の目標を達成するために、各年ごとに達成すべき目標を逆算するためのシート
1年逆算シート ライフ逆算シートで設定した1年後の目標を達成するために、各月ごとに達成すべき目標を逆算するためのシート

ここで、各逆算シートでは高度5000mで定めた「役割」ごとに、ライフ逆算、10年逆算、1年逆算を作成すると、整合性がとれて使いやすいと思っています。

フランクリン・プランナーのシートで作った「役割」を逆算手帳の「逆算シート」に充てても情報が分断されずに済むのも、Evernoteに価値観などの情報を盛り込む事によって得られるメリットだと思います。

3000 m: 目標とゴール

  • ウィッシュリスト (逆算手帳)
  • 年間ゴール (逆算手帳)
  • やりたくないことリスト (逆算手帳)

高度3000mも逆算手帳の内容を抽出しました。

フランクリン・プランナーにも役割ごとに目標設定をするためのシートが有るのですが、どちらかというとタスクリストに近いような様式となっており、自分的にはバレットジャーナルと用途が重なりそうな印象になったため、割愛しました。

一方、逆算手帳のウィッシュリストや年間ゴールなどは設定した目標ややりたいことが1シートで一覧できる内容になっているため、こちらの方法論を真似てゴール設定するためのシートを作成しました。

シート 概要
ウィッシュリスト 「自分がやりたいこと」を、実現可能性などを考慮せず、100個以上リストアップするためのシート
年間ゴール 1年間で達成したい内容と、そのイメージ、マイルストーン、成果物を明文化するためのシート
やりたくないことリスト 「自分がやりたくないこと」をリストアップするためのシート

2000 m: 注意を向けるべき分野

  • レッスンリスト (逆算手帳)

高度2000mは用途があまり理解できていないのでさほど使っていないのですが、唯一ここには逆算手帳のレッスンリストを記載しました。

シート 概要
レッスンリスト 学びになったことを書き留めておくためのシート

紙のレッスンリストでは表を埋め尽くしてしまうと追加ページの設定などが必要になってくるのですが、Evernoteだと表の行をTabキー1クリックで追加できるため、思い立ったときの加筆で躊躇することがありません。

まとめ + α

ずいぶん長い記事になってしまいましたが、手帳で使っていた項目をEvernoteに移すという内容の内、「価値観」や「ビジョン」をEvernoteに移すという内容で記事を書いてみました。

ここまでの内容をまとめると以下の通りとなります。

要点まとめ
  • 第4世代手帳では設定した「価値観」に基づいて目標を定める
  • 価値観を扱う手帳は有効だが、紙であるがゆえのデメリットは避けられない
  • 自分が使いやすいリフィルをEvernoteに落としこんで使うことで、紙のデメリットを回避できる
  • 階層分けしていろんなリフィルを落とし込むことで、自分が使いやすい構成を作ることができる
  • なれたら自分なりに改変して更に使いやすくできる

具体的な例示が階層のみとなっており、具体的なシートの内容が見えにくいと思うのですが、参考になれば幸いです。

最後にですが、この使い方は手帳の原案を考えてくれるメーカーさんの商品があってのものなので、人から借りて打ち込むなどはせず、気に入ったリフィルは購入した上で自分のEvernoteに落とし込むのが良いと思います。

リフィルが売れないと各メーカーさんもさらなる改良を重ねることができないですしね。

またやり方に変化が出たりしたら記事をアップしてみたいと思います。

長い記事を最後までお読みいただき、ありがとうございました。